You are currently viewing Забравете за отлагането. Подобрете управлението на работното си време.

Някога подозирали ли сте, че в Испания и Италия неслучайно се възползват от следобедна дрямка?

Учените са установили, че дрямка в средата на работния ден е прекрасен начин да се отпуснете, презаредите и след това да се върнете обратно в руслото на задачите с повече жизненост и енергия.

Докато дрямката в средата на работния ден е мечта за мнозина (включително много испанци и италианци), не се ли чудите какви други нелогични на пръв поглед мерки бихте могли да предприемете, за да повишите производителността си и да подобрите своята ефективност?

Ето няколко мощни предложения:

Не работете твърде усилено

Вероятно си мислите, че колкото по-дълго и усилено работите, толкова по-добри резултати ще постигнете.

Може и е вярно в краткосрочен план, но дългосрочно, щом излезете извън контрол, дните са еднообразни и дори да обичате работата си, то неминуемо ще доведе до „бърнаут“ (професионално прегаряне, емоционално изтощение, психологичен срив най-вече по отношение на работата).

Знаете ли, че:

  • когато не сте щастливи и изпълнени с ентусиазъм сутрин;
  • когато се чувствате уморени и изтощени без причина, но Ви е трудно да заспите вечер;
  • когато често сте ядосани, тъжни, напрегнати и раздразнителни;
  • когато ви е трудно да се съсредоточавате и лесно забравяте;
  • когато липсва мотивация да свършите дори задачи, които са Ви носили най-много радост;
  • когато отлагате по-дълго отколкото да свършите същинската работа….

не само подлагате на риск здравето и благополучието си, но и намалявате продуктивността си.

Типичните съвети за превенция на професионалното прегаряне и задържане на висока ефективност включват здравословно хранене, физически упражнения, редовна почивка за очите, активни 5 – 15 минутни почивки, медитация и др.

Ключът е да ограничите часовете, в които работите, и да прекарвате достатъчно време в забавление. Намерете баланса „работа – личен живот“, който Ви подхожда в дългосрочен план и се придържайте към него.

Лесно е да се каже, трудно е да се направи, знам.

Мъдър способ да планирате деня си, като внимавате за баланса „работа – личен живот“, са списъците с по 3 задачи. Без повече прекалено дълги списъци със задачи, от които Ви става зле в началото на деня и с разочарование прехвърляте половината от тях за следващия ден, ден след ден.

Задавайте приоритети и създавайте само кратки списъци с по 3 задачи  за деня. Все пак се старайте да отметнете най-неприятната и времеемка задача в началото на деня, когато сте най-продуктивни.

И не забравяйте да си представяте с какво ще се поглезите в края на всеки успешен работен ден. Не е необходимо да е нещо голямо, но трябва да е достатъчно привлекателно като награда за вас, за да Ви подтикне да положите усилия и да го очаквате.

Поставете си супернереалистични цели

Нашият мозък е удивителен орган. Софтуер за разрешаване на проблеми и машина за генериране на решения. Понякога всичко, от което се нуждаем, за да станем по-продуктивни, е да усилим активността на мозъка си:

  • Изпратете 50 имейла, специално създадени за всеки един от клиентите Ви.
  • Измислете 50 идеи как да одобрите работния си процес.
  • Отговаряйте на 50 оплаквания от клиенти ежедневно.

Предизвикайте себе си със задача, която е невъзможно да изпълните в рамките на деня (или седмицата). И я атакувайте въпреки това. Ключът тук е да управлявате очакванията си. Не разчитайте, че ще осъществите ВСИЧКИ свои цели в действителност, вместо това направете каквото е възможно. И ще забележите, че сте постигнали много повече, отколкото ако не бяхте се прицелили толкова високо.

Добавете разсейването и прекъсванията към плана си

Повечето хора се фокусират върху създаването на списъци със задачи и постигането им една по една, но те рядко предвиждат време да се справят с прекъсванията. Ако предвидите такова време в своя план, то все пак ще Ви помогне да намалите влиянието на прекъсванията и разсейването, както и да увеличите ефективността.

Няколко примера:

  1. Смартфони и социални мрежи

Виновник номер 1 за отлагането и липсата на продуктивност на работното място са прословутите социални мрежи.

Обичаен съвет? Приберете своя телефон без звук в шкафчето (да, и без вибрация също). Определете периоди от време, в които да преглеждате акаунтите си в социалните мрежи или го използвайте като част от системата Ви за възнаграждение при добре свършена работа.

Приключихте с най-трудната задача от списъка? Страхотно, имате 10 минути да прогледнете телефона си, да коментирате снимките на приятелите си и да се свържете с партньора си. Насладете се – заслужихте си наградата.

Друг полезен съвет е  да инсталирате приложения или разширения на интернет браузъра Chrome, които измерват времето, в което ползвате телефона си/прекарвате в социалните мрежи/на определени сайтове или изобщо онлайн; Ви ограничават изцяло.

  1. Мултитаскинг /едновременно вършене на много неща/

Едновременното вършене на много задачи може да Ви подхлъзне. От една страна, в зависимост от конкретния работен процес, може да е необходимост. От друга, мултитаскингът е мит.

Вижте, онова, което наричаме мултитаскинг, всъщност е превключване от една задача към друга. Спирате да пишете, за да вдигнете телефона. Спирате да въвеждате данни в таблицата си, защото трябва да отидете на оперативка. И по пътя уреждате среща с мениджър „Човешки ресурси” на фирмата.

Негативът е, че губите фокус, когато прехвърляте вниманието си от една задача на друга. Също и време. Колкото по-сложна е задачата, която започвате отново, толкова повече време Ви е необходимо да стигнете до там, където сте прекъснали.

Ако работите като рецепционист или медицинска сестра, не можете да промените ситуацията, но ако жонглирането със задачи не е необходимост, можете да отделите време, за да определите приоритети и да устоите на порива да спрете задачата, с която се занимавате в момента и да се захванете с нещо друго.

  1. Прекъсвания от членове на екипа и колеги за клюки

Статистиката е ясна. Губим средно 28% от деня си, за да се справяме с всякакви прекъсвания и разсейвания. И в зависимост от дълбочината на работа, са ни необходими до 20 минути, за да постигнем прогреса преди прекъсването.

Не е реалистично да очакваме тези цифри да намалеят до нула, но можете да приложите някои хитринки, за да минимизирате негативното влияние на нежеланите прекъсвания от колегите. Със сигурност не всички предложения могат да се приложат винаги за и всички занимания. Но могат да Ви провокират да помислите и откриете работещи за вас самите предложения.

  1. Поставете си слушалки като знак, че сте заети

В някои фирми слушалките са сигнал за околните, че работите върху нещо и не желаете да Ви прекъсват. Така че, използвайте го. Ако музиката Ви разсейва, не пускайте музика. Не е нужно другите да знаят. Все пак, ако слушалките не са достатъчно ефективни (колегите не се съобразяват), можете да поставите табелка на бюрото си: “Моля, не безпокойте. Имам предвид наистина не безпокойте.

  • Запознайте колегите с графика си

Друг начин е да определите време, в което вашите колеги могат да се консултират с вас, да обсъждат задачи или да задават въпроси. Ако не искате да звучи твърде самонадеяно, споделете с тях дневния или седмичния си план. Когато разберат колко сте заети в действителност и върху какво работите, по-вероятно е да се съобразят с графика Ви.

  • Направете файл с често задавани въпроси

Колкото по-дълго работите на определена позиция, толкова по-често колегите ще Ви задават подобни или дори едни и същи въпроси. Само си представете колко много време ще спестите, ако си направите файл с често задавани въпроси. Вашият файл може да съдържа също и списък с полезни връзки, насоки, политики, процедури и др.

  • Научете се да казвате „не”, наистина се научете

Ясно е като бял ден, че сте чували този съвет милион пъти. Но прилагате ли го?

Това е така, защото хората очакват да им помогнете, когато помолят. И е неудобно да ги разочаровате и да пукнете балончето им. Страхувате се и да не навредите на взаимоотношенията си с тях. Умението да кажеш НЕ е изкуство, но простичко изкуство. Всичко, от което се нуждаете, е зрънце кураж:

  • Да дръпнете лепенката от раната бързо (последвано от искрено „Съжалявам”).
  • Да обясните накратко причината си, но не заемайте отбранителна позиция и не задълбавайте в детайли.
  • Да предложите различно време или начин да помогнете.

Или да проявите елегантност и да се въоръжите с въпроса: „Сега не е най-подходящото време, спешно ли е?”

Ще се изненадате колко добре хората възприемат този подход.

  • Не си пречете сами

Понякога ние сме своите най-лоши врагове. За да сме по-прецизни – нашите негативни чувства. В повечето случаи да игнорирате емоциите си, особено когато сте претоварени, разстроени или разочаровани, няма да Ви помогне да постигнете нищо.

Така че, вместо да се стремите да се заемете с задачата си, което често е непродуктивно, ако сте разстроени, направете почивка. Отдалечете се. Дишайте дълбоко и се опитайте да се успокоите. Намерете някого, с когото да поговорите за проблема си и да се разтушите.

Обмислете решенията и следващите си стъпки. И тогава, когато се върнете към работата, ще сте в състояние да ѝ се посветите на 100%.

Постоянният натиск да сте продуктивни по всяко време често води до непродуктивност. Това е парадокс. Неотменен парадокс. Ако искате да продължите напред или дори да запазите работата си, трябва да се съобразите с това. Не казвам, че не можете да бъдете креативни. Така че опитайте тези хитринки и открийте своите.

И управлявайте работното си време като шеф с помощта на подсъзнателно учене посредством нашите сублиминални аудио албуми- бързо, лесно и ефективно, само за няколко минути на ден.

Вижте повече на следния линк:  Подсъзнателни аудио албуми с утвърждения